PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITES ACADÉMICOS EN LÍNEA
En el contexto de la Pandemia por COVID-19, y dado que las actividades académicas para el periodo académico Noviembre 2020 – Abril 2021 se realizarán en la modalidad en línea, la Secretaría Académica propone el siguiente procedimiento para la atención de trámites académicos en línea:
1.- TERCERA MATRÍCULA El estudiante deberá solicitar la tercera matrícula en un oficio dirigido al Señor/a Decano/a de la Facultad de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital al correo de Secretaría de Decanato. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite de Tercera Matrícula En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: Además del oficio, deberá adjuntar en el correo los documentos que considere necesarios y que justifiquen su solicitud. La Secretaría de Decanato ingresará a su correo y verificará que los pedidos de los estudiantes que solicitan tercera matrícula tengan los datos completos, el oficio de solicitud y la documentación que indica el estudiante y que debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados al Señor/a Decano/a de la facultad para su despacho. Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. El Señor/a Decano/a de la Facultad revisará el trámite de tercera matrícula solicitado y conforme la justificación del estudiante resolverá en el término de hasta 48 horas o remitirá el trámite según corresponda a CGBEYU y/o Director de Carrera para el informe respectivo, mismos que deberán ser contestados en un término de hasta 72 horas. Con los informes remitidos, el Señor/a Decano/a autorizará o negará el pedido del estudiante, para lo cual remitirá la resolución administrativa correspondiente al correo de la Secretaría de Decanato para que sea despachado. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. En el caso de que el trámite sea autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa con los informes respectivos a la Dirección de Carrera, con copia a la Secretaría de Carrera para que proceda a la Matrícula en el SICOA. En los dos casos, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo de autorización de Tercera Matrícula, la secretaría de carrera procederá a realizar la matrícula respectiva en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá remitir al estudiante, a través del correo para trámites, el comprobante de matrícula y la orden de pago respectiva, informándole al estudiante que se ha procesado su matrícula de manera provisional (LEGALIZADA PROVISIONALMENTE) hasta cuando se realice el pago correspondiente a través del formulario disponible para el efecto y sea registrado por la Tesorería de la institución. Consideraciones: 1.- Solicitud tercera_matrícula word 1.-Solicitud tercera_matrícula pdf
2.- REINGRESO El estudiante deberá solicitar su reingreso a la carrera en un oficio dirigido al Señor/a Decano/a de la Facultad de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital a la dirección de correo de la Secretaría de Decanato. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite de Reingreso En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: Además del oficio, deberá adjuntar en el correo los documentos que considere necesarios y que justifiquen su solicitud. La Secretaría de Decanato ingresará a su correo y verificará que los pedidos de los estudiantes que solicitan reingreso, tengan los datos completos, el oficio de solicitud y la documentación que indica el estudiante y que debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados al Señor/a Decano/a de la facultad para su despacho. Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. El Señor/a Decano/a de la Facultad revisará el trámite de reingreso solicitado y remitirá en un término de hasta 48 horas el pedido al Director de Carrera. El Director de Carrera elaborará el informe académico correspondiente, en un término de hasta 72 horas. Con el informe remitido por el Director de Carrera, el Señor/a Decano/a autorizará o negará el pedido del estudiante en un término de hasta 48 horas, para lo cual remitirá la resolución administrativa mediante correo a la Secretaría de Decanato par su despacho. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. En el caso de que el trámite sea autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, adjuntando el informe respectivo a la Dirección de Carrera con copia a la Secretaría de Carrera para que proceda a la Matrícula en el SICOA. En los dos casos, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido la resolución administrativa para el Reingreso, la Secretaría de Carrera procederá a realizar la matrícula respectiva en el SICOA en el término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá remitir al estudiante, a través del correo electrónico, el comprobante de matrícula y la orden de pago respectiva, informándole al estudiante que se ha procesado su matrícula de manera provisional (LEGALIZADA PROVISIONALMENTE) hasta cuando se realice el pago correspondiente a través del formulario disponible para el efecto y sea registrado por la Tesorería de la institución o a su vez se legalizará su matrícula de manera inmediata si no requiere de pago alguno. Consideraciones:
3.- MATRÍCULA EN CARRERAS NO VIGENTES QUE REQUIEREN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE PLANES DE CONTINGENCIA. Dirigido a estudiantes que no han podido realizar su matrícula en línea de las carreras no vigentes ya que han reprobado asignaturas de niveles o semestres inferiores que ya no están disponibles o cerrados. El estudiante deberá solicitar se analice su situación académica previo el proceso de matrícula en la carrera no vigente mediante un oficio dirigido al Señor Director de Carrera de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital al correo de la Secretaría de Carrera. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Matrícula en Carrera No Vigente mediante Plan de Contingencia En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de carrera verificará que los correos de los estudiantes que solicitan revisar su situación académica previo la matricula en la carrera no vigente tengan los datos completos y el oficio de solicitud, el cual debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados a la Dirección de Carrera con la documentación necesaria (récord académicos, planes de estudios, etc.) en un término de hasta 24 horas. Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. La Dirección de Carrera revisará el trámite de revisión de situación académica enviado por el estudiante y remitirá el informe de situación académica a la Secretaría de Carrera para realizar el proceso de matrícula en un término de hasta 72 horas. Una vez recibido el correo con el informe del Director de Carrera, la Secretaría de Carrera procederá a realizar la matrícula respectiva en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá remitir al estudiante, a través del correo electrónico, el comprobante de matrícula y la orden de pago respectiva, informándole al estudiante que se ha procesado su matrícula de manera provisional (LEGALIZADA PROVISIONALMENTE) hasta cuando se realice el pago correspondiente a través del formulario disponible para el efecto y sea registrado por la Tesorería de la institución o a su vez se legalizará su matrícula de manera inmediata si no requiere de pago alguno. Consideraciones: Una vez que las actividades se retomen de manera presencial, las secretarías de carrera deberán imprimir la documentación de cada estudiante y adjuntarla al expediente estudiantil.
4.- MATRÍCULA EN TITULACIÓN ESPECIAL El estudiante deberá solicitar matrícula en titulación especial mediante un oficio dirigido al Señor/a Decano/a, de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital al correo de la Secretaría de Decanato. Si estudiante cuenta con los certificados de Suficiencia en el Idioma Extranjero, Certificado de Vinculación, Certificado de Prácticas Preprofesionales, y Certificado de Cultura Física (si corresponde), deberá adjuntarlos de manera digital al correo. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Matrícula en Titulación Especial En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de Decanato ingresará a su correo y verificará que los pedidos de los estudiantes que solicitan matricula en Titulación Especial, tengan los datos completos, el oficio de solicitud y la documentación que indica el estudiante y que debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados al Señor/a Decano/a de la Facultad para su despacho. Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. En los dos casos, deberá remitir la información en un término de hasta 24 horas. El Señor/a Decano/a de la Facultad revisará el trámite de matrícula en Titulación Especial solicitado y remitirá en un término de hasta 48 horas el pedido al Director de Carrera. El Director de Carrera elaborará el informe académico correspondiente, en un término de hasta 72 horas. Con el informe remitido por el Director de Carrera, el Señor/a Decano/a autorizará o negará el pedido del estudiante en un término de hasta 48 horas, para lo cual remitirá la resolución administrativa mediante correo a la Secretaría de Decanato par su despacho. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. En el caso de que el trámite sea autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, adjuntando el informe respectivo a la Dirección de Carrera con copia a la Secretaría de Carrera para que proceda a la Matrícula en el SICOA. En los dos casos, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo correspondiente con la resolución administrativa y el informe del Director de Carrea, la Secretaría de Carrera procederá a realizar la matrícula respectiva en el SICOA. La Secretaría de Carrera deberá remitir al estudiante, a través del correo electrónico, el comprobante de matrícula y la orden de pago respectiva, informándole al estudiante que se ha procesado su matrícula de manera provisional (LEGALIZADA PROVISIONALMENTE) hasta cuando se realice el pago correspondiente a través del formulario disponible para el efecto y sea registrado por la Tesorería de la institución o a su vez se legalizará su matrícula de manera inmediata si no requiere de pago alguno. Consideraciones: 4.- Solicitud Matrícula_en_titulación especial word 4.- Solicitud Matrícula_en_titulación especial pdf
5.- CAMBIO DE CARRERA DENTRO DE LA MISMA INSTITUCIÓN (INTERNO) Requisitos: El estudiante deberá solicitar cambio de carrera interno mediante un oficio dirigido al Señor/a Decano/a de la Facultad de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital a la dirección de correo de la Secretaría de Decanato. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Cambio de Carrera Interno. En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de Decanato verificará que el correo del estudiante que solicita cambio de carrera tenga los datos completos, el oficio de solicitud, y la documentación de soporte mismos que debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados al Señor Decano para su trámite correspondiente. Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. En ambos casos, se remitirá la información en un término de hasta 24 horas. El Señor/a Decano/a de la Facultad revisará el trámite de cambio de carrera solicitado y remitirá el pedido al Director de Carrera para la elaboración del informe académico correspondiente en un término de hasta 48 horas. El Director de Carrera revisará el trámite de cambio de carrera solicitado y solicitará a la Secretaría de Carrera la documentación que requiera y que se pueda obtener de SICOA para la elaboración del informe, deberá considerar el puntaje mínimo de ingreso a la carrera y la disponibilidad de cupos, en un término de hasta 72 horas. Con el informe remitido por el Director de Carrera, el Señor/a Decano/a autorizará o Negará el pedido del estudiante, para lo cual remitirá la resolución administrativa mediante correo a la Secretaría de Decanato para su despacho en un término de hasta 48 horas. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. Si el trámite fuere autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, con el informe respectivo, a la Secretaría de Carrera para que proceda a la Matrícula en el SICOA. En los dos casos, se remitirá la información en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo de autorización de cambio de carrera, la Secretaría de Carrera procederá a realizar la matrícula respectiva en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá remitir al estudiante, a través del correo el comprobante de matrícula y la orden de pago respectiva, informándole al estudiante que se ha procesado su matrícula de manera provisional (LEGALIZADA PROVISIONALMENTE) hasta cuando se realice el pago correspondiente a través del formulario disponible para el efecto y sea registrado por la Tesorería de la institución o a su vez se legalizará su matrícula de manera inmediata si no requiere de pago alguno. Para estudiantes externos se deberá enviar la orden de pago con el costo de las convalidaciones. Consideraciones: 5.- Solicitud Cambio_de_carrera dentro de la misma institución word 5.- Solicitud Cambio_de_carrera dentro de la misma institución pdf
6.- CAMBIO DE INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR (EXTERNO) Requisitos: El estudiante deberá solicitar cambio de IES mediante un oficio dirigido al Señor/a Decano/a de la Facultad de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital a la dirección de correo de la Secretaría de Decanato. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Cambio de IES En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de Decanato verificará que el correo del estudiante que solicita cambio de carrera tenga los datos completos, el oficio de solicitud, y la documentación de soporte mismos que debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados al Señor/a Decano/a para su trámite correspondiente. Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. En ambos casos, se remitirá la información en un término de hasta 24 horas. El Señor/a Decano/a de la Facultad revisará el trámite de cambio de IES solicitado y remitirá el pedido al Director de Carrera para la elaboración del informe académico correspondiente en un término de hasta 48 horas. El Director de Carrera revisará el trámite de cambio de IES, mismo que deberá considerar el puntaje mínimo de ingreso a la carrera y la disponibilidad de cupos, en un término de hasta 72 horas. Con el informe remitido por el Director de Carrera, el Señor/a Decano/a autorizará o negará el pedido del estudiante, para lo cual remitirá la resolución administrativa mediante correo a la Secretaría de Decanato para su despacho en un término de hasta 48 horas. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. Si el trámite fuere autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, con el informe respectivo, a la Secretaría de Carrera para que proceda a la Matrícula en el SICOA. En los dos casos, se remitirá la información en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo de autorización de cambio de IES, la Secretaría de Carrera procederá a realizar la matrícula respectiva en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá remitir al estudiante, a través del correo el comprobante de matrícula y la orden de pago respectiva, informándole al estudiante que se ha procesado su matrícula de manera provisional (LEGALIZADA PROVISIONALMENTE) hasta cuando se realice el pago correspondiente a través del formulario disponible para el efecto y sea registrado por la Tesorería de la institución o a su vez se legalizará su matrícula de manera inmediata si no requiere de pago alguno. Para estudiantes externos se deberá enviar la orden de pago con el costo de las convalidaciones. Consideraciones:
7.- RETIRO EN ASIGNATURAS, CURSO O SU EQUIVALENTE EN CARRERA Y/O COORDINACIONES DE APOYO El estudiante deberá solicitar el retiro en asignaturas o retiro total mediante un oficio dirigido al Señor/a Decano/a la Facultad o Coordinador de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital al correo de las Secretarías de Carrera / Coordinación. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Retiro en Asignatura, Curso o su equivalente (según corresponda). En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de Carrera verificará que los correos de los estudiantes que solicitan retiro en asignaturas o retiro total tengan los datos completos y el oficio de solicitud, el cual debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados a la Dirección de Carrera para informe conjuntamente con la documentación que sea necesaria (récord académico, comprobante de matrícula, etc.). Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. En los dos casos, la información deberá ser remitida en un término de hasta 24 horas. El Director de Carrera revisará el trámite de retiro solicitado y procederá a la elaboración del informe respectivo para ser remitido al Decanato de la Facultad en un término de hasta 72 horas. El Señor/a Decano/a de la Facultad con el informe remitido por el Director de Carrera, analizará el mismo y emitirá, de ser el caso favorable, la respectiva resolución administrativa en el término de hasta 48 horas. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. En el caso de que el trámite sea autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, con el informe respectivo, a la Dirección de Carrera con copia a la Secretaría de Carrera para que proceda a la Matrícula en el SICOA. En los dos casos, la información se remitirá en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo de autorización de retiro, la Secretaría de Carrera procederá a registrar en la matrícula el retiro de las asignaturas, curso o equivalente en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá notificar al estudiante a través del correo electrónico que su trámite ha sido procesado y que lo puede verificar ingresando al SICOA en la opción Servicios Estudiantiles. Consideraciones: Una vez que las actividades se retomen de manera presencial, las secretarías de carrera deberán imprimir la documentación de cada estudiante y adjuntarla al expediente estudiantil. 6.- Solicitud Retiro_de_asignaturas word 6.- Solicitud Retiro_de_asignaturas pdf
8.- AVANCES EN ASIGNATURAS EN CARRERA El estudiante deberá solicitar cursar hasta 2 asignaturas del nivel o semestre inmediato superior mediante un oficio dirigido al Señor/a Decano/a la Facultad de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital al correo de la Secretaría de Carrera. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Avance en Asignatura En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de Carrera verificará que los correos de los estudiantes que solicitan avance en asignaturas tengan los datos completos y el oficio de solicitud, el cual debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados a la Dirección de Carrera para informe conjuntamente con la documentación que sea necesaria (récord académico, comprobante de matrícula, etc.). Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. En los dos casos, la información deberá ser enviada en un término de hasta 24 horas. El Director de Carrera revisará el trámite de retiro solicitado y procederá a la elaboración del informe respectivo para ser remitido al Decanato de la Facultad en un término de hasta 72 horas. El Señor/a Decano/a de la Facultad con el informe remitido por el Director de Carrera, analizará el mismo y emitirá, de ser el caso favorable, la respectiva resolución administrativa en un término de hasta 48 horas. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. En el caso de que el trámite sea autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, con el informe respectivo, a la Dirección de Carrera con copia a la Secretaría de Carrera para que proceda al registro de las asignaturas en la matrícula en el SICOA. En los dos casos, la información deberá ser enviada en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo de autorización de avance, la Secretaría de Carrera procederá a registrar las asignaturas de avance en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá notificar al estudiante a través del correo electrónico que su trámite ha sido procesado y que lo puede verificar ingresando al SICOA en la opción Servicios Estudiantiles. Consideraciones: Una vez que las actividades se retomen de manera presencial, las secretarías de carrera deberán imprimir la documentación de cada estudiante y adjuntarla al expediente estudiantil. 8.- Solicitud Avance_de_asignaturas word 8.- Solicitud Avance_de_asignaturas pdf
9.- CAMBIOS DE PARALELO EN ASIGNATURA, CURSOS O SU EQUIVALENTE El estudiante deberá solicitar el cambio de paralelo en las asignaturas o curso mediante un oficio dirigido al Señor/a Decano/a la Facultad de acuerdo al formato establecido; el oficio deberá ser enviado de manera digital al correo de la Secretaría de Carrera. En el asunto del correo deberá escribir: Trámite Cambio de Paralelo En el cuerpo del correo deberá escribir los siguientes datos: La Secretaría de Carrera verificará que los correos de los estudiantes que solicitan cambio de paralelo en asignaturas o curso tengan los datos completos y el oficio de solicitud, el cual debió adjuntar al correo. Los trámites que cumplan con los requisitos solicitados serán reenviados a la Dirección de Carrera para informe conjuntamente con la documentación que sea necesaria (récord académico, comprobante de matrícula, etc.). Los trámites que NO cumplan con los requisitos solicitados serán contestados al estudiante, especificando los motivos por los que el trámite ha sido devuelto. En los dos casos, se enviará la información en un término de hasta 24 horas. El Director de Carrera revisará el trámite de retiro solicitado y procederá a la elaboración del informe respectivo para ser remitido al Decanato de la Facultad en un término de hasta 72 horas. El Señor/a Decano/a de la Facultad con el informe remitido por el Director de Carrera, analizará el mismo y emitirá, de ser el caso favorable, la respectiva resolución administrativa en un término de hasta 48 horas. En el caso de que el trámite sea negado, la Secretaría de Decanato remitirá la resolución administrativa correspondiente por medio del correo al señor estudiante. En el caso de que el trámite sea autorizado, la Secretaría de Decanato enviará la resolución administrativa, con el informe respectivo, a la Dirección de Carrera con copia a la Secretaría de Carrera para que proceda al registro del cambio de paralelo en las asignaturas o curso en el SICOA. En los dos casos, se enviará la información en un término de hasta 24 horas. Una vez recibido el correo de autorización de cambio de paralelo, la Secretaría de Carrera procederá a registrar el cambio solicitado en el SICOA en un término de hasta 48 horas. La Secretaría de Carrera deberá notificar al estudiante a través del correo electrónico que su trámite ha sido procesado y que lo puede verificar ingresando al SICOA en la opción Servicios Estudiantiles. Consideraciones: Una vez que las actividades se retomen de manera presencial, las secretarías de carrera deberán imprimir la documentación de cada estudiante y adjuntarla al expediente estudiantil. 9.- Solicitud Cambios_de_paralelo_en_asignaturas word 9.- Solicitud Cambios_de_paralelo_en_asignaturas pdf 10.- Solicitud Cambios_de-paralelo_en_nivel word 10.- Solicitud Cambios_de-paralelo_en_nivel pdf
LISTADO DE CORREOS ELECTRÓNICOS DE SECRETARÍAS A DONDE SE DEBE DIRIGIR LA DOCUMENTACIÓN